La estructura y características de los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud se ha unificado y estandarizado para todas las entidades a nivel Nacional , según hace referencia el artículo 2do de la resolución 3374 de 2000 (las instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS), los profesionales independientes en todas sus especialidades , los grupos de práctica profesional, las entidades administradoras de planes de beneficios y los organismos de dirección, vigilancia y control del SGSSS.)

Origen de los RIPS

Los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud – RIPS , se remonta al año 2000 con la resolucion 3374 de 2000.

¿Para qué sirven los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud? 

En general, los datos recolectados en los RIPS sirven para: 

• Formular políticas de salud basándose en la información recolectada con los mismos.

• Modificar la programación de oferta de servicios de salud, según las necesidades visualizadas en los mismos

•  Evaluar y formular la cobertura de servicios.

• Asignar los recursos financieros y humanos en diferentes territorios.

•  Corroborar y Validar el pago de servicios de salud 

• Brindar una base para la definición de protocolos y estándares de manejo clínico a nivel Nacional.

• Validar la Unidad de Pago por Capitación para todas las administradoras.

• Estandarizar mecanismos de regulación y uso de los servicios de salud

• Controlar el gasto en salud

• Ajustar los contenidos de los planes de beneficios en salud

• Evaluar y analizar el perfil de morbilidad y mortalidad. 

En conclusión, tiene diferentes funcionalidades estadísticas que logra optimizar los recursos de recolección de datos a la hora de realizar cada uno de los procesos anteriormente mencionados. 

Importancia De Los Rips En Salud

La importancia de los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud, es el proceso de facturación mediante el registro que se realiza a diario al paciente, donde se puede verificar la liquidación de cuentas médicas. La recolección de datos es indispensable para procedimientos estadísticos, esta información se tiene en cuenta en el Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) para las siguientes entidades.

• Utilidad de los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud para la IPS.

• Utilidad de los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud para las EPS.

• Utilidad de los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud para el MPS.

REPORTE DE Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud

Todas las instituciones prestadoras de Servicios de Salud y los profesionales independientes deben reportar la información conforme a lo establecido en la resolución 3374 de 2000. 

1. Profesionales independientes de la salud 

2. Instituciones prestadoras de salud (IPS tanto públicas como privadas)

3. Entidades administradoras de planes de beneficios (cuentas de cobro)

4. Grupos de práctica profesional

5. Entes territorialesv

De acuerdo con la resolución 3374 de 2000, el reporte de Registros Individuales de Atenciones en Salud para Bogotá, para la Gobernación de Cundinamarca y demás entidades gubernamentales se debe hacer de manera mensual. Recomendamos estar al día con el reporte para así mismo evitar sanciones concordes a la Ley 1438 del 19 de enero de 2011.  

Según la circular 018 de 2019 a partir del 01 de julio de 2019 comenzó a regir la normativa del reporte periódico; tanto para la población nacional y extranjera se debe reportar mes vencido. 

Fecha de reporte RIPS a través de la Plataforma WEB” Cargador RIPS” 

Durante el mes siguiente a la atención del mes vencido, se deben reportar de acuerdo con los dos últimos digitos del código de habilitación del prestador de salud: 

00-33: 01 al 10 de cada mes  

34-66: 11 al 20 de cada mes  

67-99: 21 al 30 de cada mes 

 Nota: El código de habilitación consta de 10 cifras + 2 cifras de la sede. Para identificar su fecha se utilizará únicamente los 10 dígitos del código de habilitación sin la sede, teniendo en cuenta que la sede son las dos últimas cifras. 

Ejemplo: 110012345601 Código finalizado en 56, fecha de reporte del 11 al 20 de cada mes. 

Rips para Secretaria de Salud.

Archivos Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud para Secretaria de Salud.

Los archivos que se deben reportar ante las Secretaria sde salud , o entidades de control encargadas de recibir los mismos, dependen de la especialidad o servicios habilitacio por el prestador de servicios de salud.

Tipos de archivos RIPS.

Los RIPS cuentan con diez (10) archivos que tienen estructuras y datos específicos.
Sólo se aceptan los archivos cumplan el estándar TXT. Cada archivo consiste en unos registros separados por un salto de línea y cada uno de los registros está formado por campos separados por coma (,).

Nombres de los archivos RIPS.

Los archivos Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud, deberán identificarse con el tipo de archivo (dos caracteres) Ej: US, AF, AC AP, Etc

El número de la remisión de los datos (periodo reportado de seis caracteres) Fecha, Periodo, etc.

El nombre queda con un total de ocho caracteres, dos Alfabéticos y seis numéricos, más la extensión del archivo, que debe ser TXT.

Los tipos de archivos que se pueden utilizar en los RIPS son los siguientes:

CT= Archivo de control
AF = Archivo de transacciones
US = Archivo de usuarios de los servicios de salud
AC = Archivo de consulta
AP = Archivo de procedimientos
AU = Archivo de urgencias con observación
AH = Archivo de hospitalización
AN = Archivo de recién nacidos
AM = Archivo de medicamentos
AT = Archivo de otros servicios

Ejemplo de Archivos Rips a reportar por especialidad.

Archivos Rips de Odontologia.

CT= Archivo de control
AF = Archivo de transacciones
US = Archivo de usuarios de los servicios de salud
AC = Archivo de consulta
AP = Archivo de procedimientos

Archivos Rips de Consulta.

CT= Archivo de control
AF = Archivo de transacciones
US = Archivo de usuarios de los servicios de salud
AC = Archivo de consulta (Segun la especialidad)

Archivos Rips de Laboratorio.

CT= Archivo de control
AF = Archivo de transacciones
US = Archivo de usuarios de los servicios de salud
AP = Archivo de procedimientos (Examen o Prueba)

En el caso especifico de Bogota , existe un servicio Web en el cual el prestador se debe registrar y luego realizar la carga de los mismo, según las fechas establecidas, luego de haber realizado la validación de los mismos en el validador indicado, esta plataforma le enviara al email , un preradicado y luego un aprobado en el caso que no se deba realizar ninguna corrección de los mismos, en el caso de realizar una corrección , se deberán corregir, validar nuevamente y así sucesivamente , hasta que la información sea aprobadas.

Reporte RIPS Otras ciudades o Departamentos.

En el caso de otras ciudades o Gobernaciones, algunas establecen un email para realizar el envió de los mismos, y luego realizan la verificación de la información , indicando si fue aceptada o no.

Reporte RIPS entidades Administradoras.

En el caso de las entidades Administradoras, hay varios tipos de reportes, algunas tienen sus propias plataformas Web, donde el prestador deberá ingresar y reportar la información, algunas aun solicitan la información de los RIPS en CD físico, o en algunas ocasiones se deben enviar a un Email indicado.

Para el caso especifico de la secretaria de salud de Bogota, se debe realizar la validación de estos, en un validador que ellos proporcionan y mantienen actualizado, esto con el fin de cumplir todos los parámetros para el control de calidad de la información de los mismos.

En el caso de otras ciudades o departamentos, se deberá cumplir con el mismo proceso, pero con las herramientas o disposiciones técnicas, indicadas por cada una de las entidades correspondientes a la validación o cargue de los RIPS.

Nuestro servicio de elaboración y validación de Rips, incluye la validación de los mismos y correcciones que sean necesarias, para realizar una correcta validación de los mismos, cumpliendo con todos los requerimientos establecidos por cada entidad, actuales y futuros, para la correcta carga o envío de los Rips a las entidades de control.

Solicite una visita con nuestro asesor sin ningún compromiso.

Después de realizar la afiliación a nuestro servicio, nosotros le indicaremos la forma en que deberá diligenciar el campo de diagnóstico, enviaremos una planilla en Excel , en las cuales deberá simplemente diligenciar el código del diagnóstico procedente según su especialidad o tipo de consulta realizada al paciente, según sea la causa que origino la consulta del paciente y su diagnóstico médico.

También se hará entrega de:

• Código CIE 10 Actualizado RIPS
• Código CIE 10 para descargar en Excel.
• Código CIE 10 Para RIPS por especialidad.
• Guía de como diligenciar el diagnostico en los RIPS.
• Ejemplo de como ingresar un diagnostico en los RIPS.

Tipos de Diagnostico RIPS en Colombia.

Tipos de Diagnostico Rips.

Impresion Diagnostica – RIPS

Los diagnósticos pueden ser de tipo presuntivo (impresión diagnostica), cuando solo se cuenta con una impresión de la patología por los signos o síntomas y hallazgos en el examen físico, o cuando no ha sido posible confirmar un diagnóstico.

Confirmado Nuevo – RIPS

Puede ser confirmado nuevo cuando el profesional en salud tiene la certeza por medios de signos o síntomas sobre la veracidad de ese diagnóstico por primera vez, en ese paciente.

Confirmado Repetido – RIPS

También se puede presentar que el paciente tenga algunos diagnósticos confirmados repetidos.

Cups en Salud Rips.

CUPS (codificación única de procedimientos)

Los procedimientos para la elaboración de los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud se deben codificar con los CUPs que se encontraban vigentes en el momento de realizar la atención.

Para el diligenciamiento de los RIPS se debe registrar el código de 6 dígitos indicado para cada procedimiento, examen o terapia realizada, al realizar la afiliación a nuestro servicio, se harán entrega de los códigos especializados para cada especialidad, indicando la forma en que se deben diligenciar en la planilla.

Cups Colombia

Tenemos la información de los CUPS de los años anteriores 2016, 2017, 2018 y 2019 para quienes desean adelantar la información y ponerse al día en los RIPS.

También tenemos los CUPS actualizados del año 2020 los cuales se envían a nuestros afiliados en el momento de su afiliación y se les mantiene informados año, tras año, con las novedades y actualización, cabe recordar que los códigos de procedimientos CUPS son actualizados Anualmente.

Se envían los Cups en Formato Excel o PDF, según su preferencia.

• Cups Vigentes en Colombia , actualización Anual.
• Cups para Odontología 2020 y años anteriores 2019 , 2018 , 2017 y 2016
• Cups tratamientos preventivos.
• Cups de radiografías.
• Cups para Estéticas.
• Cups para Terapias.
• Cups para rehabilitación física.
• Cups para cualquier especialidad o tratamiento.

Como diligenciar el CUPS en los RIPS para Colombia

Después de realizar la afiliación a nuestro servicio, nosotros le indicaremos la forma en que deberá diligenciar el campo de CUPS, enviaremos una planilla en Excel, en las cuales deberá simplemente diligenciar el código del CUPS procedente según su especialidad o tipo de consulta realizada al paciente, examen o terapia, según sea la causa que origino la consulta del paciente y su diagnóstico médico.

También se hará entrega de:

• Código CUPS Actualizado utilizado en los RIPS
• Código CUPS Actualizado para descargar en Excel.
• Código CUPS Actualizado por especialidad.
• Guía de como diligenciar el CUPS en los RIPS.
• Ejemplo de cómo ingresar un procedimiento en los RIPS.

Que es la Causa Externa en el reporte ?

La causa externa registrada en los RIPS, es el motivo que origina el servicio, puede incluir desde accidentes (trabajo, tránsito, rábico, ofídico y otros), lesiones (por agresión y autoinfligida), eventos catastróficos, enfermedad general y sospecha de enfermedad profesional o violencia (maltrato físico, abuso sexual, violencia sexual hasta maltrato emocional).

Se debe registrar la misma según la codificación establecida en los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud mediante la resolución 3374 de 2000 para la misma.

Como Diligenciar la Causa Externa .

Después de realizar la afiliación a nuestro servicio, nosotros le indicaremos la forma en que deberá diligenciar  el campo de causa externa, nuestra planilla en Excel tiene las opciones de esta casilla , en las cuales deberá simplemente seleccionar la indicada, de las opciones indicadas , según sea la causa que origino la consulta del paciente.

Sanciones si no se envían Rips; según la “Ley 1438 del 19 de enero de 2011” en el Artículo 116 existen las sanciones por la no provisión de información.  Los prestadores obligados que incumplan el reporte de la información con la calidad mínima según la normativa vigente, en los sistemas de información del sector salud o de las prestaciones de salud (Registros Individuales de Prestación de Servicios) serán reportados ante las autoridades competentes para que impongan las sanciones necesarias según el incumplimiento. Por otra parte, en el caso de las Entidades Promotoras de Salud y prestadores de servicios de salud se podrá dar lugar a la suspensión de giros, la revocatoria de la certificación de habilitación. En el caso de los entes territoriales se notificará a la Superintendencia Nacional de Salud para que obre de acuerdo a su competencia. 

Formato Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud Plantilla Excel 

Para el diligenciamiento de la plantilla RIPS Excel es esencial los siguientes datos de los pacientes particulares de manera que la estructura se mantenga.

• Fecha de atención (día/mes/año).
• Tipo de identificación.
• Número de Identificación.
• Nombres completos del paciente.
• Edad.
• Sexo (F: Femenino M: Masculino).
• Localidad de residencia.
• Tipo de consulta: primera vez, control y urgencia.
• Tipo de diagnóstico (Códigos CIE 10).
• Tipo de procedimiento (Códigos CUPS).
• Valor de la consulta.

EJEMPLO 

Los CIE 10 (Diagnósticos) y los Cups (Procedimientos) se utilizan para llevar a cabo el diligenciamiento de los Rips para la presentación ante la Secretaria de Salud. Se distinguen por la especialidad de cada prestador.

Ejemplos de Rips de Consulta 

• Primera Vez
• Control
• Urgencia

Códigos CIE 10 por especialidad 

Ejemplos de Rips de Diagnósticos

* Odontología:  

K021: Caries de la Dentina.

K040: Pulpitis.

K054: Periodontosis.

K010: Dientes Incluidos.

* Medicina: 

J00X: Rinofaringitis Aguda (Resfriado Común).

E669: Obesidad, No especificada.

J304: Rinitis Alérgica, No especificada.

N300: Cistitis Aguda.

* Optometría: 

H521: Miopía.

H524: Presbicia.

H571: Dolor Ocular.

H522: Astigmatismo.

 * Psicología:

F400: Agorafobia.

F502: Bulimia Nerviosa.

F300: Hipomanía.

F200: Esquizofrenia Paranoide.

Códigos Cups Por Especialidad  

Ejemplos de Rips de Procedimientos

* Odontología:

232102: Obturación Dental con Resina de Fotocurado.

893106: Control de ortodoncia Fija.

237301: Terapia de Conducto Radicular en Diente Unirradicular.

997310: Control de Placa Dental.

* Laboratorio:

907002: Coprológico.

903868: Triglicéridos.

907106: Uroanálisis.

904508: Prueba de Embarazo en Orina o Suero.

* Psicología

940302: Administración de prueba en alteraciones emocionales (Afectivas) o de conduta.

940701: Administración de prueba Neuropsicológica.

943102: Psicoterapia Individual por Psicología.

944002: Psicoterapia de pareja por Psicología.

Opciones Causa Externa de los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud para Colombia.

La causa externa en los RIPS, esta brindada en una clasificación establecida por la resolución 3374 de 2000 de la siguiente manera.

• Accidente de tránsito: todo accidente entre vehículos de transporte de todo tipo (automotores, bicicletas, motocicletas) o de los mismos con objetos distintos en la vía de circulación, en el cual se ha producido una lesión a las personas, sean las conductoras, ocupantes o peatones.
• Accidentes de trabajo. los cuales se pueden producir en consecuencia o con ocasión de la realización de un trabajo específico.
• Accidente rábico. Los cuales son los correspondientes a la mordedura que puede sufrir una persona, por un animal, el cual puede tener la presencia del virus de la rabia, y por consiguiente el contagio a la persona que ha sido mordida.
• Accidente ofídico. El cual corresponde a la mordedura que puede sufrir una persona por una serpiente de cualquier tipo o especie, donde puede existir una intoxicación secundaria a la inoculación del veneno en la persona que ha sufrido el accidente.
• Eventos catastróficos. Los cuales corresponden a los sucesos de origen natural, antrópico (de origen humano) y de orden social, de los cuales resultan afectadas una o varias personas de la comunidad donde se presenta.
• Lesiones por agresión. Son los ocasionados en forma culposa por otra persona o individuo.
• Lesiones autoinfligidas. En esta categoría se encuentran todas aquellas propiciadas por el mismo a su organismo.
• Sospecha de maltrato físico. Es en la cual se evidencia o surge la sospecha de una agresión producida por la aplicación de fuerza no accidental, en la cual se caracterizan lesiones variables en el cuerpo de la persona agredida, las cuales pueden ser leves o graves, incluso la muerte, pero con efectos traumáticos de orden psicológico o emocional.
• Sospecha de abuso sexual. Es la evidencia o sospecha de contacto o interacción de un menor y un adulto, o también se puede dar entre adultos (cuando uno de ellos se encuentra en estado de indefensión) en el que el abusado es utilizado para la satisfacción del adulto o de un tercero.
• Sospecha de violencia sexual. Cuando se establece la sospecha de acción u omisión, voluntaria o involuntaria por un hombre o una mujer, contra otro hombre o mujer, en la cual se ha causado daño físico o emocional, mediante la cual se vulnera los derechos sexuales de la otra persona, o le impide o limita la satisfacción de sus necesidades sexuales, e inhibe el pleno desarrollo de su sexualidad. Este tipo de violencia incluye violación, forzamiento, incesto, abuso, acoso sexual, burlas respecto a su comportamiento, insultos y agresión durante la relación, sadismo y obligación a tener relaciones cuando no se desea.
• Sospecha de maltrato emocional. Incluye todo tipo de agresión a la vida afectiva, las cuales pueden generar múltiples conflictos, frustraciones y traumas de orden emocional, en forma temporal o permanente.
• Enfermedad general: En esta categoría se incluyen toda la patología resultante de la interacción del individuo con su entorno, por la acción de agentes externos como pueden ser patógenos o internos (factores predisponentes o causales, congénitos o hereditarios).
• Enfermedad profesional: Son todas aquellas que se originan en consecuencia o con ocasión del trabajo que desarrollan los trabajadores.
• Otra causa externa: En esta opción se debe registrar cualquiera otra causa no incluida en las anteriores para efectos de diligenciamiento de los RIPS.

Después de realizar la afiliación a nuestro servicio, nosotros le indicaremos la forma en que deberá diligenciar nuestra planilla en Excel para entregar los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud, la cual es solo una y muy fácil de manejar, que brinda ayudas para diligenciar campos recurrentes.